Persónuverndarstefna
K16 ehf. leggur áherslu á að vernda persónuupplýsingar og virða friðhelgi þeirra sem heimsækja vefinn k16.is, hafa samband við okkur, senda inn fyrirspurnir, sækja um starf, óska eftir styrk eða eiga í viðskiptum við okkur.
Í þessari persónuverndarstefnu er útskýrt hvaða persónuupplýsingar við vinnum með, í hvaða tilgangi, á hvaða lagagrundvelli, hversu lengi þær eru varðveittar og hvaða réttindi þú hefur samkvæmt persónuverndarlögum og almennu persónuverndarreglugerðinni, GDPR.
1. Ábyrgðaraðili
Ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga er:
- K16 ehf.
- Kennitala: 700106-1360
- Heimilisfang: Dragháls 4, 110 Reykjavík
- Netfang: [email protected]
- Vefsíða: https://k16.is
Fyrirspurnum um persónuvernd, réttindi einstaklinga eða vinnslu persónuupplýsinga má beina til okkar á netfangið [email protected].
2. Hvaða persónuupplýsingar við vinnum með
Við vinnum aðeins með persónuupplýsingar að því marki sem nauðsynlegt er vegna starfsemi okkar, samskipta, þjónustu, öryggis, ráðninga og lagaskyldna. Upplýsingarnar geta meðal annars verið eftirfarandi:
| Aðstæður | Dæmi um upplýsingar |
|---|---|
| Þegar þú heimsækir vefinn | IP-tala, tæknilegar upplýsingar um tæki og vafra, heimsóttar síður, tímasetningar, vefkökur og samþykkisstillingar. |
| Þegar þú sendir fyrirspurn | Nafn, netfang, símanúmer ef það er veitt, efni fyrirspurnar, skilaboð og önnur gögn sem þú sendir okkur. |
| Þegar þú óskar eftir styrk | Nafn, netfang, skilaboð, lýsing á málefni og aðrar upplýsingar sem þú lætur fylgja beiðninni. |
| Þegar þú sækir um starf | Nafn, netfang, kennitala ef hún er beðin um, búseta, tungumál, starfsreynsla, starf sem sótt er um, meðmælendur, áhugamál og aðrar upplýsingar sem þú sendir með umsókn. |
| Viðskiptasamskipti | Nafn, starfsheiti, vinnustaður, netfang, símanúmer, reikningsupplýsingar, samningsgögn og samskiptasaga. |
Við biðjum þig um að senda okkur ekki viðkvæmar persónuupplýsingar nema það sé nauðsynlegt vegna erindisins.
3. Tilgangur og lagagrundvöllur vinnslu
| Tilgangur | Lagagrundvöllur |
|---|---|
| Að svara fyrirspurnum og beiðnum sem berast í gegnum vefinn, tölvupóst eða síma. | Lögmætir hagsmunir K16 af því að eiga samskipti við viðskiptavini, samstarfsaðila og aðra sem hafa samband, sbr. f-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR. Í sumum tilvikum getur vinnslan einnig verið nauðsynleg vegna samnings eða ráðstafana áður en samningur er gerður, sbr. b-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR. |
| Að meta og afgreiða beiðnir um styrki eða samstarf. | Lögmætir hagsmunir K16 af því að fara yfir og svara beiðnum, sbr. f-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR. |
| Að taka við og vinna úr starfsumsóknum. | Ráðstafanir áður en hugsanlegur ráðningarsamningur er gerður, sbr. b-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR, og lögmætir hagsmunir af því að meta umsækjendur, sbr. f-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR. Ef umsókn er varðveitt til síðari ráðninga byggir það á samþykki þínu. |
| Að reka, bæta og tryggja öryggi vefsins. | Lögmætir hagsmunir K16 af öruggum og virkum vef, sbr. f-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR. |
| Að nota nauðsynlegar vefkökur og vista samþykkisstillingar. | Lögmætir hagsmunir af því að vefurinn virki rétt og að varðveita sönnun um samþykkisval, sbr. f-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR. |
| Að nota tölfræði-, markaðs- eða aðrar valkvæðar vefkökur. | Samþykki þitt, sbr. a-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR. |
| Að sinna bókhaldi, reikningagerð, samningsskuldbindingum og lagaskyldum. | Lagaskylda, sbr. c-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR, og eftir atvikum samningur, sbr. b-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR. |
4. Vefkökur og samþykki
K16.is notar vefkökur og sambærilega tækni til að vefurinn virki rétt, til að tryggja öryggi hans og, með samþykki þínu, til að greina notkun vefsins eða birta viðeigandi efni.
Þú getur hvenær sem er breytt eða afturkallað samþykki þitt með því að smella á fingrafarshnappinn neðst vinstra megin á skjánum. Þar getur þú stjórnað samþykkjum fyrir vefkökur og sambærilega tækni, svo sem tölfræði- og markaðsvefkökur, eftir því sem þær eru virkjaðar á vefnum.
| Flokkur | Lýsing | Lagagrundvöllur |
|---|---|---|
| Nauðsynlegar vefkökur | Gera vefnum kleift að virka, tryggja öryggi og vista grunnstillingar, þar á meðal samþykkisstillingar. | Lögmætir hagsmunir. |
| Tölfræðivefkökur | Hjálpa okkur að skilja hvernig vefurinn er notaður, til dæmis hvaða síður eru heimsóttar og hvernig hægt er að bæta notendaupplifun. | Samþykki. |
| Markaðsvefkökur | Geta verið notaðar til að mæla árangur auglýsinga eða birta viðeigandi efni, ef slík tækni er virkjuð. | Samþykki. |
| Efni frá þriðju aðilum | Ef vefurinn birtir efni frá ytri þjónustum, til dæmis kort, myndbönd eða samfélagsmiðla, geta þær þjónustur sett vefkökur samkvæmt eigin skilmálum. | Samþykki, nema vinnslan sé nauðsynleg vegna umbeðinnar virkni. |
Þú getur einnig stillt vafrann þinn þannig að hann hafni vefkökum eða láti þig vita þegar vefkökur eru settar. Slíkar stillingar geta þó haft áhrif á virkni vefsins.
5. Miðlun persónuupplýsinga
Við seljum ekki persónuupplýsingar. Við getum þó miðlað upplýsingum til eftirfarandi aðila þegar það er nauðsynlegt:
- starfsmanna og verktaka K16 sem þurfa upplýsingarnar vegna starfa sinna,
- þjónustuaðila sem annast hýsingu, rekstur vefs, tölvupóst, eyðublöð, öryggi, vefmælingar, samþykkisstjórnun eða upplýsingatækni,
- ráðgjafa, endurskoðenda, lögmanna eða annarra fagaðila þegar það er nauðsynlegt,
- opinberra aðila þegar okkur ber skylda til þess samkvæmt lögum eða vegna lögmætra beiðna.
Þegar þjónustuaðilar vinna persónuupplýsingar fyrir okkar hönd gerum við viðeigandi vinnslusamninga og gerum kröfu um að upplýsingarnar séu aðeins notaðar í samræmi við fyrirmæli okkar og gildandi persónuverndarlög.
6. Flutningur upplýsinga utan EES
Við reynum að nota þjónustuaðila sem varðveita persónuupplýsingar innan Evrópska efnahagssvæðisins, EES. Ef persónuupplýsingar eru fluttar utan EES tryggjum við að viðeigandi verndarráðstafanir séu til staðar, svo sem ákvörðun um fullnægjandi vernd, staðlaðir samningsskilmálar framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins eða aðrar heimilar ráðstafanir samkvæmt persónuverndarlögum.
7. Varðveislutími
Við varðveitum persónuupplýsingar ekki lengur en nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar, nema lengri varðveisla sé heimil eða nauðsynleg samkvæmt lögum.
| Tegund upplýsinga | Varðveisla |
|---|---|
| Almennar fyrirspurnir | Yfirleitt í allt að 12 mánuði eftir að máli lýkur, nema samskiptin tengist áframhaldandi viðskiptum, samningi eða réttarágreiningi. |
| Styrktarbeiðnir | Yfirleitt í allt að 12 mánuði eftir afgreiðslu beiðni, nema frekari varðveisla sé nauðsynleg vegna bókhalds, samninga eða lögmætra hagsmuna. |
| Starfsumsóknir | Yfirleitt í allt að 6 mánuði eftir að ráðningarferli lýkur. Ef þú samþykkir að umsókn sé varðveitt vegna síðari starfa getur hún verið varðveitt lengur samkvæmt því samþykki. |
| Viðskipta-, samnings- og bókhaldsgögn | Í þann tíma sem nauðsynlegt er vegna samningssambands, bókhalds, lögbundinna skyldna eða mögulegra réttarkrafna. |
| Tæknileg öryggisgögn og vefþjónsloggar | Yfirleitt í stuttan tíma, nema lengri varðveisla sé nauðsynleg vegna öryggisatvika, rekstrar eða réttarkrafna. |
| Vefkökur og samþykkisstillingar | Samkvæmt gildistíma hverrar vefköku eða þar til þú breytir eða afturkallar samþykki þitt. |
8. Öryggi persónuupplýsinga
Við beitum viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum til að vernda persónuupplýsingar gegn óheimilum aðgangi, glötun, misnotkun, breytingum eða birtingu. Aðgangur að persónuupplýsingum er takmarkaður við þá sem þurfa á þeim að halda vegna starfa sinna.
9. Réttindi þín
Þú átt rétt á að fá upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga þinna og, eftir atvikum, að nýta eftirfarandi réttindi:
- rétt til aðgangs að persónuupplýsingum þínum,
- rétt til leiðréttingar rangra eða ófullkominna upplýsinga,
- rétt til eyðingar upplýsinga í ákveðnum tilvikum,
- rétt til takmörkunar á vinnslu,
- rétt til að andmæla vinnslu sem byggir á lögmætum hagsmunum,
- rétt til gagnaflutnings þegar vinnsla byggir á samþykki eða samningi og fer fram með sjálfvirkum hætti,
- rétt til að afturkalla samþykki hvenær sem er, án þess að það hafi áhrif á lögmæti vinnslu sem fór fram áður en samþykkið var afturkallað.
Til að nýta réttindi þín getur þú haft samband við okkur á [email protected]. Við kunnum að óska eftir staðfestingu á auðkenni áður en beiðni er afgreidd.
10. Kvörtun til Persónuverndar
Ef þú telur að vinnsla okkar á persónuupplýsingum þínum sé ekki í samræmi við persónuverndarlög hefur þú rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd. Nánari upplýsingar má finna á vef Persónuverndar: https://www.personuvernd.is.
11. Sjálfvirk ákvarðanataka
K16 notar ekki sjálfvirka ákvarðanatöku, þar á meðal prófíleringu, sem hefur réttaráhrif gagnvart einstaklingum eða hefur sambærileg veruleg áhrif á þá.
12. Börn
Vefurinn k16.is er ekki sérstaklega ætlaður börnum og við söfnum ekki vísvitandi persónuupplýsingum um börn í gegnum vefinn. Ef okkur verður kunnugt um að slíkar upplýsingar hafi borist án viðeigandi heimildar munum við eyða þeim eins fljótt og unnt er.